Metodologia de Escolha de um ERP

1) Conheça seu negócio e planeje o crescimento a médio e longo prazos

Estudar o plano de negócios da empresa é sempre o melhor caminho para iniciar esta escolha. Caso a empresa tenha um plano de negócios mal formatado ou ainda com muitos “jeitinhos” para certas situações, a implantação de um ERP não vai resolver estes pontos, além de te obrigar a decidir o que deve ser feito, mas daí com um diferencial que lhe trará um grande prejuízo: “um taxímetro ligado do consultor/desenvolver” no meio da implantação.
Sem um plano de negócios bem definido, a implantação trará prejuízos com o tempo desperdiçado e com o dinheiro investido com o fornecedor de seu ERP.
Tem uma frase do consultor Eudes Rijo que cai bem a situação: “O ERP é feito para automatizar os processos e não somente para organizá-los. Se automatizar um processo desorganizado vai acelerar o caos”.

2) Nem sempre o software da moda é o mais adequado para a sua empresa

O software mais “badalado” do momento, ou ainda o software que tem maior “market share”, nem sempre será o software adequado pra a sua empresa. Deve-se levar em conta alguns fatores, por exemplo:
- Hoje o SAP, avaliado como, um dos melhores softwares de ERP para indústrias não é considerado para o mercado hospitalar como o software adequado para a gestão dos recursos dentro da área de fornecimento de serviços de saúde.
Deve ser avaliada a aderência ao seu plano de negócios, deve-se verificar a quantidade de “cases” que o ERP que está sendo avaliado onde está instalado e rodando com sucesso.


3) Não compre apenas preço, veja qual software é mais aderente ao seu tipo de negócio

O software de ERP mais barato pode não significar o software mais simples de ser implementado. Um software barato pode ser significado de muitas customizações, o que vai resultar em um custo de implantação e aderência ao seu negócio muito alto. Seria o mesmo que “vender impressora barata para ganhar nos cartuchos”.

4) Evite produtos que exijam um hardware dedicado e que não se integrem com outros softwares já instalados na empresa

Softwares muito engessados em sua integração podem acabar prejudicando nos processos que já funcionam bem em sua empresa.
Não se tem um bom histórico de resultados em alterar processos que já funcionam bem com seu “ajuste fino” já realizado por outro software apenas por motivo de integração.
Os riscos e benefícios têm de ser avaliados com cautela.

5) Verifique a flexibilidade do software, não adquira produtos essencialmente personalizados, que podem deixá-lo na mão de uma hora para outra

Softwares muito exclusivos depois de certo tempo pode se tornar uma espécie de “bomba-relógio” onde todos torcem para que não ocorra nenhum problema, ou haverão dois problemas:
- Custo altíssimo de manutenção e reparo, onde a empresa ficará refém dos preços que o fornecedor quiser cobrar;
- Dificuldade na busca de profissionais com competência para trabalhar atuar neste reparo;

6) Verifique se o sistema está atualizado com a legislação nacional;

Quando implanta-se um ERP, não é apenas um software de gestão de recursos, mas um dos objetivos que se almeja atingir é a integração de todo o processo financeiro e de faturamento, desta forma, emissões de notas fiscais e guias de impostos.
Um software que não está de acordo com a legislação vigente do país de implantação pode ser sinônimo de problemas tributários, ou ainda, com a Receita Federal.

7) Veja se o sistema oferece segurança e condições de rastreamento dos usuários;

Um software que não lhe permite ter uma rastreabilidade dos eventos pode lhe trazer problemas internos de administração. Obter com precisão as informações de quem inseriu certos dados no sistema, ou efetuou certa transação pode ser a diferença entre prejudicar uma pessoa inocente com uma demissão/acusação injusta e manter a sua empresa com bons e competentes funcionários na equipe.
Além de ajudar a manter uma alta qualidade nos processos internos revendo pequenos erros e ajustando os processos onde o resultado não seja com a qualidade esperada.

8) Analise quais são as garantias de suporte e de help-desk

O rápido atendimento e um contrato de suporte que atenda a sua urgência, é essencial, seja para atendimentos rotineiros ou para imprevistos emergenciais.
A continuidade de seu negócio deve ter um bom foco, já que o fluxo do seu plano de negócios está ou estará sobre o software a ser implantado.

9) Avalie as mudanças tecnológicas pelo menos para os próximos cinco anos

Busque sempre uma visão para os anos que estão por vir e assim tornar a caminhada junto ao novo fornecedor o mais agradável possível. Quando se tem softwares e hardwares suportando este software com inovações e tecnologias que permitem crescimento e expansão, seja do porte do negócio ou da infraestrutura tecnológica envolvida no negócio, é possível fazer um planejamento confiável e um crescimento sólido, sem “passos para trás”.

10) Exija garantia de atualização do software

Trabalhar com um software que não tem uma visão de atualização tanto de ambiente tecnológico, quanto do cenário burocrático do seu negócio, pode ser prejudicial para a empresa, pois não é interessante que a empresa fique para trás nas adaptações necessárias com o passar do tempo.

12) Lembre-se que o relacionamento com o fornecedor será duradouro então, certifique-se das suas referências e sua competência mercadológica;

Certifique-se que o seu fornecedor de ERP seja uma empresa sólida no mercado, e que você não corre o risco de ficar com o “mico” na mão caso o seu fornecedor feche as portas, entendendo a estratégia de negócios de seu fornecedor ERP será possível medir a confiança que poderá ser depositada a esse fornecedor.

13) Um projeto de ERP não termina com a instalação, sempre haverá ajustes durante o processo. Prepare-se para o AfterDay.

A visão de que um software ERP sofrerá tantas mudanças quanto o plano de negócios, e que também serão necessários ajustes com o crescimento da empresa, linhas novas de produtos, filiais novas, modificações em processos internos, mudanças nas tributações do governo, é importante, tanto para o planejamento posterior e a noção clara para os donos da empresa que é necessário esse acompanhamento.