1) Conheça seu negócio e planeje o crescimento a médio e longo prazos
Estudar o plano de negócios da empresa é sempre o melhor caminho para iniciar esta escolha. Caso a empresa tenha um plano de negócios mal formatado ou ainda com muitos “jeitinhos” para certas situações, a implantação de um ERP não vai resolver estes pontos, além de te obrigar a decidir o que deve ser feito, mas daí com um diferencial que lhe trará um grande prejuízo: “um taxímetro ligado do consultor/desenvolver” no meio da implantação.
Sem um plano de negócios bem definido, a implantação trará prejuízos com o tempo desperdiçado e com o dinheiro investido com o fornecedor de seu ERP.
Tem uma frase do consultor Eudes Rijo que cai bem a situação: “O ERP é feito para automatizar os processos e não somente para organizá-los. Se automatizar um processo desorganizado vai acelerar o caos”.
2) Nem sempre o software da moda é o mais adequado para a sua empresa
O software mais “badalado” do momento, ou ainda o software que tem maior “market share”, nem sempre será o software adequado pra a sua empresa. Deve-se levar em conta alguns fatores, por exemplo:
- Hoje o SAP, avaliado como, um dos melhores softwares de ERP para indústrias não é considerado para o mercado hospitalar como o software adequado para a gestão dos recursos dentro da área de fornecimento de serviços de saúde.
Deve ser avaliada a aderência ao seu plano de negócios, deve-se verificar a quantidade de “cases” que o ERP que está sendo avaliado onde está instalado e rodando com sucesso.
3) Não compre apenas preço, veja qual software é mais aderente ao seu tipo de negócio
O software de ERP mais barato pode não significar o software mais simples de ser implementado. Um software barato pode ser significado de muitas customizações, o que vai resultar em um custo de implantação e aderência ao seu negócio muito alto. Seria o mesmo que “vender impressora barata para ganhar nos cartuchos”.
4) Evite produtos que exijam um hardware dedicado e que não se integrem com outros softwares já instalados na empresa
Softwares muito engessados em sua integração podem acabar prejudicando nos processos que já funcionam bem em sua empresa.
Não se tem um bom histórico de resultados em alterar processos que já funcionam bem com seu “ajuste fino” já realizado por outro software apenas por motivo de integração.
Os riscos e benefícios têm de ser avaliados com cautela.
5) Verifique a flexibilidade do software, não adquira produtos essencialmente personalizados, que podem deixá-lo na mão de uma hora para outra
Softwares muito exclusivos depois de certo tempo pode se tornar uma espécie de “bomba-relógio” onde todos torcem para que não ocorra nenhum problema, ou haverão dois problemas:
- Custo altíssimo de manutenção e reparo, onde a empresa ficará refém dos preços que o fornecedor quiser cobrar;
- Dificuldade na busca de profissionais com competência para trabalhar atuar neste reparo;
6) Verifique se o sistema está atualizado com a legislação nacional;
Quando implanta-se um ERP, não é apenas um software de gestão de recursos, mas um dos objetivos que se almeja atingir é a integração de todo o processo financeiro e de faturamento, desta forma, emissões de notas fiscais e guias de impostos.
Um software que não está de acordo com a legislação vigente do país de implantação pode ser sinônimo de problemas tributários, ou ainda, com a Receita Federal.
7) Veja se o sistema oferece segurança e condições de rastreamento dos usuários;
Um software que não lhe permite ter uma rastreabilidade dos eventos pode lhe trazer problemas internos de administração. Obter com precisão as informações de quem inseriu certos dados no sistema, ou efetuou certa transação pode ser a diferença entre prejudicar uma pessoa inocente com uma demissão/acusação injusta e manter a sua empresa com bons e competentes funcionários na equipe.
Além de ajudar a manter uma alta qualidade nos processos internos revendo pequenos erros e ajustando os processos onde o resultado não seja com a qualidade esperada.
8) Analise quais são as garantias de suporte e de help-desk
O rápido atendimento e um contrato de suporte que atenda a sua urgência, é essencial, seja para atendimentos rotineiros ou para imprevistos emergenciais.
A continuidade de seu negócio deve ter um bom foco, já que o fluxo do seu plano de negócios está ou estará sobre o software a ser implantado.
9) Avalie as mudanças tecnológicas pelo menos para os próximos cinco anos
Busque sempre uma visão para os anos que estão por vir e assim tornar a caminhada junto ao novo fornecedor o mais agradável possível. Quando se tem softwares e hardwares suportando este software com inovações e tecnologias que permitem crescimento e expansão, seja do porte do negócio ou da infraestrutura tecnológica envolvida no negócio, é possível fazer um planejamento confiável e um crescimento sólido, sem “passos para trás”.
10) Exija garantia de atualização do software
Trabalhar com um software que não tem uma visão de atualização tanto de ambiente tecnológico, quanto do cenário burocrático do seu negócio, pode ser prejudicial para a empresa, pois não é interessante que a empresa fique para trás nas adaptações necessárias com o passar do tempo.
12) Lembre-se que o relacionamento com o fornecedor será duradouro então, certifique-se das suas referências e sua competência mercadológica;
Certifique-se que o seu fornecedor de ERP seja uma empresa sólida no mercado, e que você não corre o risco de ficar com o “mico” na mão caso o seu fornecedor feche as portas, entendendo a estratégia de negócios de seu fornecedor ERP será possível medir a confiança que poderá ser depositada a esse fornecedor.
13) Um projeto de ERP não termina com a instalação, sempre haverá ajustes durante o processo. Prepare-se para o AfterDay.
A visão de que um software ERP sofrerá tantas mudanças quanto o plano de negócios, e que também serão necessários ajustes com o crescimento da empresa, linhas novas de produtos, filiais novas, modificações em processos internos, mudanças nas tributações do governo, é importante, tanto para o planejamento posterior e a noção clara para os donos da empresa que é necessário esse acompanhamento.
quarta-feira, 25 de novembro de 2009
sexta-feira, 4 de setembro de 2009
Gestão de Acesso a Internet
Best Practices
Níveis de Acesso
As empresas têm separado o nível de acesso a internet dos usuários em perfis distintos.
Para que não haja nenhuma espécie de melindre ou discriminação em relação aos usuários, definimos os perfis de acessos com nomes ou códigos que não caracterize semelhança transparente aos cargos.
Exemple:
Level 0
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
Onde:
Nível 0
Presidência e Diretoria
Nível 1
Coordenação
Nível 2
Gerência / Supervisão
Nível 3
Colaboradores
Nível 4
Sem acesso a Internet
Onde o conhecimento das listas de cargos e níveis de acesso fica restrito a setores de Gestão de pessoas.
Gestão de permissões e privilégios
Atualmente a gestão de acessos e privilégios tem ficado sob a responsabilidade da Gestão de Pessoas, onde a autorização de criação dos usuários, definição dos perfis/níveis de acessos, privilégios de acesso as ferramentas corporativas é gerida neste setor.
A área de TI das empresas fica responsável apenas pela parte operacional, assim, com esse ponto no fluxo de criação, alteração ou desativação de usuários ficam sem pontos de falhas na gestão de segurança destes processos. Já que estaria embutido em um formulário da gestão de pessoas, ou ainda como alguns campos de seleção e preenchimento em uma tela de ERP/Intranet, sejam na admissão, demissão ou promoção de colaboradores.
Da mesma forma, as definições dos perfis de acesso de navegação serão definidas no setor de Gestão de Pessoas, sendo essas informações sigilosas dentro da empresa.
Qualquer requisição de alteração deve ser encaminhada ao Setor de Gestão de Pessoas para que seja feita uma avaliação e autorização devidamente assinada pelo gestor da área e/ou pelo gestor de pessoas da empresa, para somente depois disso o setor de TI entrar neste processo, executando apenas a requisição aprovada.
Administração delegada
A administração delegada ferramenta muito útil e prática, presente também no Websense, permite a descentralização da monitoração de produtividade dos funcionários, com uma setorização deste acompanhamento.
Basicamente consiste em passar ao gerente de cada área um acesso ao Websense Manager Portal para que ele possa acompanhar as atividades de internet de seus subordinados, desta forma a produtividade e controle gerenciado de acessos e privilégios de internet são devidamente administrados.
Ferramentas como Websense Web Security, têm se voltado cada vez mais para a administração inteligente dos recursos disponíveis dentro do setor de Tecnologia da informação. Com a otimização da utilização destes recursos a redução de custo e aumento da produtividade são conseqüências claras deste processo.
Classes de Risco
Para as empresas é cada vez mais necessária a correta classificação das categorias de acesso a sites. Resumindo, uma categoria de veículos para uma indústria de móveis não está relacionada com os negócios da empresa, mas para uma concessionária de carros é um acesso essencial.
Dentro das classes de risco da Websense, encontramos as seguintes classes:
Business Usage
Security Risk
Network Bandwidth Loss
Productivity Loss
Legal Liability
Pelo menos as categorias relacionadas aos negócios da empresa devem ser devidamente alocadas na classe de risco “Business Usage”, para que os gráficos e as estatísticas estejam consolidados e que sejam de confiança.
Níveis de Acesso
As empresas têm separado o nível de acesso a internet dos usuários em perfis distintos.
Para que não haja nenhuma espécie de melindre ou discriminação em relação aos usuários, definimos os perfis de acessos com nomes ou códigos que não caracterize semelhança transparente aos cargos.
Exemple:
Level 0
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
Onde:
Nível 0
Presidência e Diretoria
Nível 1
Coordenação
Nível 2
Gerência / Supervisão
Nível 3
Colaboradores
Nível 4
Sem acesso a Internet
Onde o conhecimento das listas de cargos e níveis de acesso fica restrito a setores de Gestão de pessoas.
Gestão de permissões e privilégios
Atualmente a gestão de acessos e privilégios tem ficado sob a responsabilidade da Gestão de Pessoas, onde a autorização de criação dos usuários, definição dos perfis/níveis de acessos, privilégios de acesso as ferramentas corporativas é gerida neste setor.
A área de TI das empresas fica responsável apenas pela parte operacional, assim, com esse ponto no fluxo de criação, alteração ou desativação de usuários ficam sem pontos de falhas na gestão de segurança destes processos. Já que estaria embutido em um formulário da gestão de pessoas, ou ainda como alguns campos de seleção e preenchimento em uma tela de ERP/Intranet, sejam na admissão, demissão ou promoção de colaboradores.
Da mesma forma, as definições dos perfis de acesso de navegação serão definidas no setor de Gestão de Pessoas, sendo essas informações sigilosas dentro da empresa.
Qualquer requisição de alteração deve ser encaminhada ao Setor de Gestão de Pessoas para que seja feita uma avaliação e autorização devidamente assinada pelo gestor da área e/ou pelo gestor de pessoas da empresa, para somente depois disso o setor de TI entrar neste processo, executando apenas a requisição aprovada.
Administração delegada
A administração delegada ferramenta muito útil e prática, presente também no Websense, permite a descentralização da monitoração de produtividade dos funcionários, com uma setorização deste acompanhamento.
Basicamente consiste em passar ao gerente de cada área um acesso ao Websense Manager Portal para que ele possa acompanhar as atividades de internet de seus subordinados, desta forma a produtividade e controle gerenciado de acessos e privilégios de internet são devidamente administrados.
Ferramentas como Websense Web Security, têm se voltado cada vez mais para a administração inteligente dos recursos disponíveis dentro do setor de Tecnologia da informação. Com a otimização da utilização destes recursos a redução de custo e aumento da produtividade são conseqüências claras deste processo.
Classes de Risco
Para as empresas é cada vez mais necessária a correta classificação das categorias de acesso a sites. Resumindo, uma categoria de veículos para uma indústria de móveis não está relacionada com os negócios da empresa, mas para uma concessionária de carros é um acesso essencial.
Dentro das classes de risco da Websense, encontramos as seguintes classes:
Business Usage
Security Risk
Network Bandwidth Loss
Productivity Loss
Legal Liability
Pelo menos as categorias relacionadas aos negócios da empresa devem ser devidamente alocadas na classe de risco “Business Usage”, para que os gráficos e as estatísticas estejam consolidados e que sejam de confiança.
terça-feira, 1 de setembro de 2009
Gestão de Empresas - Via sacra das Eras organizacionais
Em qual Era Empresarial sua empresa se encontra predominantemente?
Justifique a sua resposta.
Era do Capital Humano. Os relacionamentos comerciais são baseados em relacionamentos pessoais, além da manutenção e conservação dos contratos de serviços são baseados na confiança que os nossos clientes e parceiros tem em nossos profissionais, o conhecimento técnico e a forma interpessoal que os assuntos são conduzidos por eles e não nas pessoas que representam formalmente a empresa: Sócios. Qualquer iniciativa de investimento empresarial tem como requerimento principal o investimento nos profissionais.
Em relação à Era da Qualidade, como a sua empresa se preparou ou está se preparando para atuar? Qual foi o impacto na sua área? E para você, quais foram os novos desafios profissionais?
Como é uma empresa que tem a maior parte de sua receita baseada em serviços, a melhoria no atendimento e a implantação de um sistema de “feedback”, onde uma espécie de agente de qualidade visita o cliente buscando saber o que pode ser melhorado nos processos de prestação de serviços sejam eles pontuais, contratuais ou em formato de “outsourcing”. Melhorou em relação a diminuição dos chamados reincidentes nos serviços de suporte: resultando em eficácia, além da eficiência na implantação dos projetos. Readequar procedimentos envolvidos diretamente com as tarefas que estou envolvido além do recebimento das críticas dos agentes de qualidade, nas quais eram necessárias as tomadas de atitude como imediatas.
Em relação a Era da Competitividade, faça as mesmas reflexões da questão anterior.
Buscamos parceiros que proporcionaram condições mais competitivas em relação a qualidade, além de parceiros que ofereceram diferenciais em seus produtos. Além de diminuirmos nosso leque de atuação, buscando atender como foco principal as necessidades nas quais temos maior “know-how” e com isso termos maior rentabilidade e acertividade de sucesso nas negociações. Busca na especialização de processos, pessoas e tecnologias para atender a demanda específica do mercado ao qual nos propomos atender. Entender com mais precisão as necessidades dos clientes, com a intenção de formar parcerias apenas nas nossas novas áreas de foco.
Como você avalia a evolução do processo de planejamento na sua empresa? O mesmo tem acompanhado a evolução gerencial anteriormente analisada? Qual é a principal característica do planejamento na empresa: ênfase no controle ou ênfase no resultado?
Inadequado para as últimas movimentações do mercado, pois o investimento profissional diminuiu, além da baixa comissão recompensatória com os setores envolvidos no processo comercial. Existe também uma sonegação de informação com setores estratégicos, a qual causa a perda de negócios, prejudicando os relacionamentos comerciais e técnicos com os clientes. A ênfase era no controle, mas com o investimento recente no setor comercial o foco está voltando-se gradativamente em resultados.
Faça uma auto-avaliação da sua postura pessoal e profissional perante as mudanças organizacionais e a evolução gerencial da sua empresa.
Tenho buscado a colaboração de meus liderados para o sucesso na implantação dos novos processos, mitigando os impactos na aceitação, já que envolvem um feedback direto do trabalho executado e a necessidade de atitudes imediatas dos colaboradores para o sucesso no aumento de qualidade. A exigência no aumento de conhecimento dos funcionários buscando a especialização profissional necessária para o foco de nossos recursos humanos no atendimento de nosso leque.
Justifique a sua resposta.
Era do Capital Humano. Os relacionamentos comerciais são baseados em relacionamentos pessoais, além da manutenção e conservação dos contratos de serviços são baseados na confiança que os nossos clientes e parceiros tem em nossos profissionais, o conhecimento técnico e a forma interpessoal que os assuntos são conduzidos por eles e não nas pessoas que representam formalmente a empresa: Sócios. Qualquer iniciativa de investimento empresarial tem como requerimento principal o investimento nos profissionais.
Em relação à Era da Qualidade, como a sua empresa se preparou ou está se preparando para atuar? Qual foi o impacto na sua área? E para você, quais foram os novos desafios profissionais?
Como é uma empresa que tem a maior parte de sua receita baseada em serviços, a melhoria no atendimento e a implantação de um sistema de “feedback”, onde uma espécie de agente de qualidade visita o cliente buscando saber o que pode ser melhorado nos processos de prestação de serviços sejam eles pontuais, contratuais ou em formato de “outsourcing”. Melhorou em relação a diminuição dos chamados reincidentes nos serviços de suporte: resultando em eficácia, além da eficiência na implantação dos projetos. Readequar procedimentos envolvidos diretamente com as tarefas que estou envolvido além do recebimento das críticas dos agentes de qualidade, nas quais eram necessárias as tomadas de atitude como imediatas.
Em relação a Era da Competitividade, faça as mesmas reflexões da questão anterior.
Buscamos parceiros que proporcionaram condições mais competitivas em relação a qualidade, além de parceiros que ofereceram diferenciais em seus produtos. Além de diminuirmos nosso leque de atuação, buscando atender como foco principal as necessidades nas quais temos maior “know-how” e com isso termos maior rentabilidade e acertividade de sucesso nas negociações. Busca na especialização de processos, pessoas e tecnologias para atender a demanda específica do mercado ao qual nos propomos atender. Entender com mais precisão as necessidades dos clientes, com a intenção de formar parcerias apenas nas nossas novas áreas de foco.
Como você avalia a evolução do processo de planejamento na sua empresa? O mesmo tem acompanhado a evolução gerencial anteriormente analisada? Qual é a principal característica do planejamento na empresa: ênfase no controle ou ênfase no resultado?
Inadequado para as últimas movimentações do mercado, pois o investimento profissional diminuiu, além da baixa comissão recompensatória com os setores envolvidos no processo comercial. Existe também uma sonegação de informação com setores estratégicos, a qual causa a perda de negócios, prejudicando os relacionamentos comerciais e técnicos com os clientes. A ênfase era no controle, mas com o investimento recente no setor comercial o foco está voltando-se gradativamente em resultados.
Faça uma auto-avaliação da sua postura pessoal e profissional perante as mudanças organizacionais e a evolução gerencial da sua empresa.
Tenho buscado a colaboração de meus liderados para o sucesso na implantação dos novos processos, mitigando os impactos na aceitação, já que envolvem um feedback direto do trabalho executado e a necessidade de atitudes imediatas dos colaboradores para o sucesso no aumento de qualidade. A exigência no aumento de conhecimento dos funcionários buscando a especialização profissional necessária para o foco de nossos recursos humanos no atendimento de nosso leque.
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